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Un expert part à la retraite. Un chef d’atelier change de poste. Un commercial expérimenté quitte l’entreprise. Et avec eux, des années de pratique, de tours de main, de décisions prises à l’instinct : invisibles, non documentées, irremplaçables.

La bonne nouvelle : ces compétences peuvent être sauvegardées. La condition : ne pas se tromper de recette.

Chez Implicit, nous avons accompagné les entreprises sur ce terrain de nombreuses années et depuis 2020, nous les formons à notre Méthode TFC® : Transmission et Formalisation des Compétences. Et ce que nous observons, c’est qu’on cherche souvent la solution dans un seul ingrédient – la transmission ou la formalisation – là où c’est leur combinaison qui fait la différence. C’est le cœur de notre méthode TFC® : Transmission et Formalisation des Compétences implicites.

La transmission : le partage en action

Transmettre, ce n’est pas former. C’est ce qui distingue fondamentalement la transmission de la formation.

La transmission, c’est la notion de partage et d’échange – d’un ou plusieurs sachants vers un ou plusieurs apprenants – en situation de travail, dans l’action, au poste. C’est le geste montré en contexte réel, la décision expliquée au moment où elle se prend, l’expérience partagée dans le vif du sujet. Pas dans une salle de formation. Sur le terrain.

La formalisation : encapsuler pour pérenniser

Formaliser, c’est matérialiser. C’est aller au-delà de l’échange verbal pour encapsuler, cadrer et structurer ce qui a été transmis : sur un support écrit, audio, visuel, multimédia.

Et ici, une idée reçue s’impose : formaliser, ce n’est pas figer. Un document bien construit n’est pas une mise sous verre. C’est un outil vivant, qui sécurise la transmission et continue d’exister après elle, utile à tous, dans le temps.

Uniquement la transmission : l’exemple dans une marbrerie

Dans une marbrerie, Gilles, le sachant, transmet à Guillaume, l’apprenant. L’entreprise tient à sa culture orale, à sa dynamique humaine. Elle ne souhaite pas formaliser. Résultat : la transmission a bien lieu, mais elle ne laisse pas de trace. Rien qui survive au départ de Gilles. Rien que Guillaume puisse consulter seul, transmettre à son tour, partager aux nouvelles recrues.

L’entreprise a fait la moitié du chemin. Et la culture orale, aussi précieuse soit-elle, ne suffit pas à sécuriser un savoir-faire critique.

Uniquement la formalisation : l’exemple dans une industrie de pointe

À l’opposé : une entreprise industrielle souhaite créer un Wikipedia interne. Des knowledge managers sont chargés d’écrire tous les process de production, les modes opératoires, pour les déployer à l’échelle mondiale sur tous les sites.

Le projet est ambitieux. L’intention est louable. Mais il manque l’essentiel : ce n’est pas parce que c’est écrit que c’est transmis, ni acquis. Des documents sans transmission humaine restent des documents. Ils ne font pas passer la compétence. Ils ne révèlent pas les gestes implicites, les réflexes forgés par l’expérience, les décisions prises « au ressenti ».

La formalisation vient en soutien de la transmission. Elle ne la remplace pas.

Les compétences clés, sensibles, critiques d’une organisation sont souvent implicites. Elles ne figurent dans aucun référentiel. Elles ne s’apprennent pas dans un manuel. Elles sont le vécu du collaborateur, accumulées au fil des années, incarnées dans ses pratiques, logées dans ses intuitions.

Pour les révéler, il faut une méthodologie et un accompagnement spécifiques. C’est ce que nous avons construit avec la méthode TFC® : une approche structurée pour faire émerger ce qui est tacite, le rendre transmissible, puis le formaliser de manière adaptée.

Depuis 2020, nous observons une vraie bascule dans les organisations : création de formations sur-mesure, académies internes, dispositifs d’onboarding structurés, chantiers de sauvegarde de métiers rares. La prise de conscience est là. La méthode doit suivre.

Dans une industrie textile spécialisée dans le lin en France, un chef d’atelier – expert reconnu, très impliqué dans l’innovation – devait transmettre ses compétences avant de changer de rôle.

Nous avons déployé la méthode TFC® avec :

La transmission. Un dispositif sur-mesure lui a permis de partager ses compétences expérientielles : les gestes, les décisions, les essais accumulés sur différentes typologies de fils, les étapes d’innovation vécues de l’intérieur.

La formalisation. Un plan de formalisation a été construit pour encapsuler ces expériences dans des outils concrets et utilisables par les équipes : cartes d’identité machines, synoptique de lignes, documents d’analyse des échantillons de fils, traces des essais d’innovation.

Ce n’est pas de la documentation froide. C’est de la formalisation de l’expérientiel : la mémoire vive de ce chef d’atelier, rendue accessible, partageable, pérenne.

Pour l’ingrédient « Transmettre »

• Qui détient les compétences à transmettre ?
• Qui va recevoir cette transmission ?
• Quelles compétences transmettre en priorité – clés, sensibles, liées à l’expérience ?
• Quelles modalités pédagogiques sont adaptées ?
• Quels rituels de transmission mettre en place ?
• Quel planning prévoir ?

Pour l’ingrédient « Formaliser »

• Comment formaliser les compétences transmises et acquises ?
• Quels supports pour sécuriser et faciliter l’apprentissage ?
• Quels outils sont adaptés à la nature de la compétence ?
• Qui formalise et comment organiser ce rôle ?

Ce n’est pas le sachant qui formalise. C’est l’une des erreurs les plus courantes : confier la documentation à celui qui détient la compétence.

Ce n’est pas l’outil qui décide : c’est la compétence. Le format de formalisation doit être adapté à la nature de ce qu’on veut capturer :

• Compétence relationnelle → podcast, vidéo, fiche pratique, mémo
• Compétence technique → matériauthèque, mode opératoire, fiche technique
• Compétence de prudence → photo, vidéo, mode d’emploi, e-learning sécurité
• Compétence cognitive → mode opératoire, logigramme

Dernier point : la transmission ne se fait pas au moment du départ. Elle se construit tout au long du parcours du collaborateur, dès son arrivée.

Dès qu’il y a de l’expérience, il faut transmettre et formaliser. Attendre le dernier moment, c’est travailler dans l’urgence, sous pression, avec le risque réel de ne pas avoir le temps de tout capturer.

Et pour la formalisation : elle demande une vraie culture à installer dans l’organisation. Un pilotage avec des objectifs clairs. Des mises à jour régulières. Un collectif embarqué. Ce n’est pas un projet ponctuel : c’est une pratique continue.

La recette gagnante pour sauvegarder les savoir-faire de votre entreprise tient en deux mots : Transmission + Formalisation. Ni l’une sans l’autre. Les deux, dans le bon équilibre, avec la bonne méthode.

C’est ce que nous faisons chez Implicit avec notre méthode TFC® – Transmission et Formalisation des Compétences – créée et déposée depuis 2011.

Parce que les savoir-faire de votre entreprise méritent mieux que de disparaître avec ceux qui les portent.

Vous souhaitez évaluer votre projet de transmission et formalisation des compétences ? Contactez-nous pour un 1^er échange.